PAR GUILLAUME DE RIBAS – VENDREDI 3 FÉVRIER 2022.
La réunion, rituel incontournable en entreprise s'invite aujourd'hui légitimement dans les cabinets dentaires.
Devenue un outil essentiel de management, de communication et d'organisation, le rythme des réunions doit être structuré et ensuite respecté, pour ne pas tomber dans le piège de la réunionite.
Briefing, débriefing, monday meeting, réunion d'équipe, les noms ne manquent pas pour définir un bon nombre d'entrevues peu productives . Organisation brouillon, objectifs flous, discussion qui partent dans tous les sens, ou autres digressions mettent à mal l’efficacité de ces entrevues.
Les objectifs de ces réunions de cabinet sont clairs , transmettre des informations à l'équipe, recueillir des informations, résoudre les problèmes, trouver des solutions, obtenir l'adhésion, et créer une dynamique globale.
Alors, quand faire ces réunions?
En ce qui concerne le jour idéal pour organiser une réunion, les études sont formelles, le mardi est le jour à privilégier. Ces mêmes études montrent que l'horaire de choix est entre 9H et 11H si possible.
A quel rythme?
La réunion de rentrée - début septembre
c'est LA réunion par excellence, un article complet lui est dédié:
La réunion d'automne - fin octobre
C'est la réunion de désamorçage.
Le stress de l'hiver envahit les patients et l'équipe, il commence à générer des tensions.
Pouvoir analyser les problèmes va permettre de trouver des solutions efficaces. Cette réunion permettra également de recadrer les missions de chacun pour suivre les objectifs fixés.
Le team building d'hiver - mi décembre
Moment attendu par l'équipe et qui doit devenir une tradition, il peut se concrétiser par un repas autour d'une bonne table ou une sortie spectacle. Il est nécessaire de privilégier la convivialité à l'originalité.
La réunion de début d'année - début janvier
Son premier but sera de passer en revue de manière rétrospective les succès et les échecs de l'année passée.
Elle servira à analyser les bilans annuels, qu'ils soient individuels ou globaux pour le cabinet.
La deuxième partie de cette réunion sera axée sur les solutions, les directives et les objectifs que vous fixerez à votre équipe et à vous même.
La réunion de printemps - fin mars
Cette réunion se servira de l'énergie qu'apporte cette période de l'année à chacun de nous.
Elle aura pour but de dynamiser l'équipe et d'encourager le travail de chacun.
Ce sera également le moment idéal pour imaginer une redistribution des rôles ou pour attribuer de nouvelles missions au sein de l'équipe.
La réunion d'été - mi juin
Quelque soit le message que vous souhaitez transmettre, les pensées de tous seront déjà dans les valises ....alors évitez les long discours à charge que ne seront pas écoutés... pensez plutôt organisation du travail et gestion des taches d'été.
Le team building d'été - fin juin
Il a pour but de renforcer la cohésion d'équipe en partageant un moment plutôt festif. Que ce soit pour une soirée animée ou une activité ludique, la hiérarchie et les problèmes du cabinet n'auront pas le droit de cité!
N'oubliez jamais qu'une réunion n'a pour but que d'obtenir des retombées bénéfiques pour les participants et le cabinet.
Mener une réunion ne doit jamais exclure l'écoute .
A vos plannings !